Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có hàng hóa lưu trữ trong kho thì việc quản lý bằng sổ sách có thể mất nhiều thời gian và gây bất tiện cho người quản lý. Chính vì thế để giúp người thủ kho dễ dàng quản lý kho thì file Excel dưới đây là lựa chọn hiệu quả cho bạn, vô cùng dễ sử dụng.

Phải có kiến thức về Excel để xử lý những lỗi cơ bản

Một điều lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho đơn giản bằng Excel miễn phí đó là người dùng phải có kiến thức nhất định về Excel bởi các hàm tính toán cũng như thao tác trong phần mềm khá phức tạp. Nếu không nắm vững kiến thức về Excel, chủ cửa hàng sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý kho. Một số kiến thức về Excel người dùng cần trang bị khi làm việc với Excel.

Thuận lợi của việc dùng file Excel để quản lý kho

Dễ sử dụng: Excel ddax quá thông dụng trong đời sống ngày nay, chính vì thế nó vô cùng dễ sử dụng, chỉ cần một thời gian ngắn tìm hiểu là bạn có thể sử dụng được ngay mà không cần có kiến thức chuyên môn về phần mềm quản lý kho để có thể sử dụng.

Giảm thời gian quản lý: So với các biện pháp quản lý thủ công như ghi sổ sách thì nhập dữ liệu vào excel để tính toán quản lý sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian đáng kể cho các thủ kho.

Điều chỉnh dễ dàng: Thao tác đơn giản, dễ dàng chỉnh sửa theo mong muốn, điều này giúp tạo ra các bảng tính đáp ứng được nhu cầu quản lý kho cụ thể của từng tổ chức.

Lưu trữ dễ dàng, có thể làm việc trực tiếp trên máy tính, chia sẻ thông tin nhanh chóng, dễ chuyển đổi.

Hạn chế khi dùng file Excel để quản lý kho

Tính bảo mật không cao: Do là phần mềm thông dụng nên Excel tính năng bảo mật không cao. Nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình nhập liệu (mất điện, sập sever,...) thì thông tin có thể bị mất. Ngoài ra chúng cũng có thể bị truy cập trái phép nếu không được lưu trữ và chia sẻ đúng cách.

Hạn chế khi dùng quản lý kho lớn: Với các kho chứa hàng quy mô lớn, các kho hàng công nghiệp, kho hàng có nhu cầu quản lý phức tạp, nhiều hàng hóa,... sử dụng Excel có thể trở nên khó khăn, bất tiện và tốn nhiều thời gian hơn.

Sai sót ngoài mong muốn: Việc nhập liệu bằng tay có thể dẫn đến nhập sai, nhằm dữ liệu, thiếu nội dung hoặc nhằm công thức có thể trả về một kết quả sai.

Ngoài ra để thuận lợi trong việc kiểm đếm trong kho, thì hàng hóa phải được lưu trữ gọn gàng trên các kệ chứa hàng để nhân viên quản lý có thể dễ dàng kiểm đếm. Các kệ kho hàng đã và đang là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp vừa giúp tối ưu không gian kho vừa mang lại hiệu quả trong quản lý kho hàng.

Nếu kho hàng của bạn chưa trang bị kệ chứa hàng thì hãy liên hệ ngay với Cơ Khí Việt để được tư vấn giải pháp kho hàng hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhé!

Sử dụng biểu mẫu file Excel quản lý kho hàng hóa là một trong những phương pháp được nhiều chủ áp dụng khi quản lý toàn diện xuất nhập tồn kho. Hãy cùng tìm hiểu về phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí để hiểu rõ hơn về phương pháp này nhé.

1. Mẫu file quản lý kho bằng Excel

Để thay thế phần mềm quản lý kho miễn phí bạn có thể dùng biểu mẫu file Excel quản lý kho hàng hoặc Phần mềm quản lý bán hàng với chi phí tiết kiệm (Cho phép đăng ký dùng thử). Đối với file quản lý kho bằng Excel điều đầu tiên người dùng cần làm đó là thiết kế và nhập số liệu trong file Excel.

Báo cáo nhập xuất tồn trên file Excel

Chia sẻ về mẫu quản lý kho bằng Excel miễn phí dưới đây sẽ giúp bạn bước đầu hiểu được cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel trong hoạt động của cửa hàng.

Xem thêm: TẢI MIỄN PHÍ phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, tốt nhất

Xem thêm: Sơ đồ quản lý kho hàng - vật tư đầy đủ, tránh thất thoát cho cửa hàng bán lẻ

Được cập nhật thường xuyên, nhiều công cụ hỗ trợ sử dụng

Phần mềm KiotViet sẽ được cập nhật thường xuyên, từ đó đưa đến tính năng tốt nhất cho người dùng. Bên cạnh đó, KiotViet cũng có nhiều công cụ hỗ trợ sử dụng, giúp người dùng hiểu và áp dụng hiệu quả phần mềm trong hoạt động kinh doanh.

Có rất nhiều cách hỗ trợ trên website KiotViet

Để được trải nghiệm phần mềm miễn phí bạn có thể đăng ký ngay tại ĐÂY

Bài viết trên đã đưa đến những thông tin hữu ích về phương pháp quản lý kho bằng Excel đơn giản và tiết kiệm. Để hạn chế được những nhược điểm của file excel quản lý kho, chủ cửa hàng có thể lựa chọn Phần mềm quản lý bán hàng như một lựa chọn thay thế hợp lý. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được cách quản lý kho hàng hóa hiệu quả và thuận tiện.

Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn

Khi quản lý nhập xuất hàng hóa bằng Excel, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt khi số lượng hàng hóa quá lớn. Nó có thể gây sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí nguồn lực cho cửa hàng.

Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn

Khi sử dụng file Excel để quản lý kho, thông tin không được lưu trữ thống nhất trên 1 file, vì vậy quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn. Tình trạng thiết sót hay ghi nhầm số liệu không còn quá xa lạ với người dùng file Excel. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.

Xem thêm: [Tải Miễn Phí] Mẫu file Excel quản lý công nợ phải trả, phải thu

Các số liệu có trong file Excel quản lý kho

Một bảng Excel thay thế phần mềm quản lý kho cần có:

Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.

Mẫu phiếu nhập kho - xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Việc quản lý kho giờ đây đã thuận tiện và đơn giản hơn bao giờ hết khi áp dụng phần mềm vào hoạt động quản lý kho. Bạn cũng có thể nhanh chóng đăng ký dùng thử Miễn Phí tại đây để tự đánh giá phương án này nhé.

Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác

Tuy file Excel quản lý kho đơn giản nhưng nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng chính xác để báo với các bộ phận khác. Chính vì vậy, công việc bán hàng đôi khi sẽ gặp phải bất tiện vì không cập nhật thông tin kịp thời.

Tích hợp báo cáo đầy đủ, rõ ràng, trực quan

Dựa trên dữ liệu hàng hóa xuất nhập, phần mềm bán hàng KiotViet sẽ tự động tổng kết cho chủ cửa hàng hệ thống báo cáo chính xác và dễ hiểu. Người dùng sẽ không cần mất thời gian tính toán mà vẫn có được những báo cáo đầy đủ, rõ ràng và trực quan nhất. Từ đó việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa cũng như công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.

Đường dẫn tải file Excel quản lý kho

Một số mẫu file Excel quản lý kho sau sẽ giúp chủ cửa hàng thiết kế và sử dụng Excel trong quản lý hiệu quả và dễ dàng hơn.

- Tải mẫu file Excel quản lý kho đơn giản (cho cửa hàng) tại ĐÂY

- Tải file quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí (cho các nhà máy) tại ĐÂY

Xem thêm các mẫu file Excel quản lý MIỄN PHÍ khác:

Các mẫu file Excel khác: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

Các hàm công thức trong Excel dùng nhiều trong quản lý kho

Công thức: =SUM(Number1, Number2,...)

Hàm SUM: Tổng từ 2 cột trở lên dựa trên một điều kiện.

Công thức: =SUMIF(Range; Criteria; [Sum_Range]).

Công thức: =COUNT(Value1, Value2,....).

HÀM COUNTIF:Đếm số ô thống kê dựa trên một điều kiện

Công thức: =COUNTIF(Range;Criteria).

HÀM CONCATENATE: Dùng để kết hợp các ô lại với nhau thành 1.

Công thức: =CONCATENATE(Text1, Text2,…)

Ví dụ: =CONCATENATE(A3,B3,C3,D3).

HÀM AVERAGE: Tính trung bình cộng

Công thức: =AVERAGE(Number1,[Number2],…),

HÀM SUMPRODUCT : Tổng giá trị hàng hóa

Công thức: =SUMPRODUCT(Array1; Array2; Array3;...)

Ví dụ: =SUMPRODUCT(A3:A7,B3:B7).